Informace o zpracování osobních údajů pro účastníky veřejných akcí sdružení CESNET

Při pořádání veřejných akcí sdružení CESNET jsou zpracovávány osobní údaje účastníků těchto akcí. Níže naleznete informace o tomto zpracování osobních údajů ve smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“).

Správcem osobních údajů ve smyslu GDPR je CESNET, zájmové sdružení právnických osob (dále jen „sdružení CESNET“). Správce nese odpovědnost za řádné a zákonné zpracování osobních údajů. Kontakt na sdružení CESNET a jeho pověřence pro ochranu osobních údajů naleznete zde: https://www.cesnet.cz/kontakty/.

Při pořádání veřejných akcí sdružení CESNET jsou zpracovávány pouze ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro zajištění komunikace s účastníky těchto akcí. Jedná se o základní identifikační a kontaktní údaje zadané při registraci na příslušnou akci.

Osobní údaje jsou pak zpracovávány za těmito účely:

  • Zajištění organizace akce, na kterou se účastník registroval (potvrzení účasti na akci, předání organizačních pokynů, zaslání materiálů z akce apod.). Zpracování osobních údajů je nezbytné pro samotnou realizaci akce a spočívá v zasílání informačních e-mailů na e-mailovou adresu uvedenou při registraci.
  • Zajištění fakturace a následné plnění povinností sdružení CESNET v oblasti daní a účetnictví, pokud se jedná o placenou akci. Osobní údaje jsou v takovém případě zpracovávány na základě uzavřené smlouvy, příp. na základě oprávněného zájmu sdružení CESNET na vymáhání neuhrazených finančních částek, a pro splnění právních povinností z oblasti daní a účetnictví. Doba zpracování osobních údajů se v těchto případech řídí promlčecími lhůtami a povinnou dobou uchovávání účetních a daňových dokladů.
  • Zajištění možnosti networkingu, který je nedílnou součástí většiny veřejných akcí sdružení CESNET. Pokud účastníci akcí, které jsou určeny k networkingu, vyplní při registraci informaci o organizaci, kterou hodlají na akci reprezentovat, bude na jmenovce účastníka uveden i tento údaj. Osobní údaje jsou v tomto případě zpracovávány na základě oprávněného zájmu sdružení CESNET, neboť podpora spolupráce v oblasti informačních technologií mezi různými subjekty je jedním z cílů, pro které bylo sdružení CESNET založeno.
  • Zjištění zpětné vazby účastníka akce. Sdružení CESNET má oprávněný zájem na zpracování těchto osobních údajů, neboť zpětná vazba účastníků slouží ke zvyšování kvality a tedy i účelnosti pořádaných akcí.
  • Archivace prezenčních listin z proběhlých akcí, které sdružení CESNET uchovává na základě svého oprávněného zájmu, neboť sdružení CESNET je s ohledem na charakter zdrojů financování své činnosti povinno dokládat využití těchto zdrojů. Prezenční listiny jsou archivovány po dobu pěti let, pokud poskytovatel příslušných finančních zdrojů nestanoví jinak.
  • Oslovení účastníků s nabídkou dalších obdobných akcí. Sdružení CESNET má oprávněný zájem využít kontakty účastníků proběhlých akcí k zasílání pozvánek na další obdobné akce a šířit tak povědomí o své činnosti a o různých tématech z oblasti informačních technologií. Účastníci mají právo zasílání těchto nabídek kdykoliv odmítnout. Osobní údaje jsou pro tento účel uchovávány po dobu 24 měsíců.

Osobní údaje účastníků akcí sdružení CESNET nejsou předávány jiným subjektům, pokud se nejedná o povinnost stanovenou právními předpisy.

Účastníci akcí, jejichž osobní údaje jsou v souvislosti s jejich registrací na akci zpracovávány, mohou u sdružení CESNET uplatnit následující práva:

  • právo na informace a přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR),
  • právo na opravu (čl. 16 GDPR),
  • právo na výmaz (čl. 17 GDPR),
  • právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR),
  • právo vznést námitku (čl. 21 GDPR),
  • právo podat stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů – můžete se kdykoli se žádostí, podnětem nebo stížností obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

V případě, že se rozhodnete uplatnit svá práva v záležitostech ochrany osobních údajů, budeme vyžadovat vaši identifikaci. Uplatnění práv je bezplatné. Sdružení CESNET může vyžadovat poplatek za vyřízení žádosti v případě, že žádost je zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená (v takové situaci také máme právo žádosti nevyhovět). Uplatněním některého z práv nesmí být dotčena práva třetích stran.

Uplatníte-li některé z práv ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům, vyrozumíme vás o vyřešení vašeho požadavku nejpozději do jednoho měsíce od doručení žádosti. Tuto lhůtu můžeme s ohledem na složitost a počet vyřizovaných žádostí prodloužit o dva měsíce, v takovém případě vás o tom budeme informovat.

Kontakty pro uplatnění práv najdete na https://www.cesnet.cz/kontakty/.

V případě dotazů ohledně zpracování osobních údajů se můžete kromě výše uvedených kontaktů obrátit také na oou@cesnet.cz.

Poslední aktualizace: 7. 12. 2022

Poslední změna: 8.12.2022